Cómo crear y modificar los motivos de presencia y ausencia

Configura libremente tantos motivos como necesites

Compartir

Share on linkedin
Share on twitter
Share on whatsapp
Share on email

Los motivos de ausencia y presencia se configuran según la información que se extrae de tu Convenio. ¡Securitas Gestión del Tiempo se adapta a ti en todo! Podrás crear tantos motivos de ausencia y presencia como necesites.

Cada empresa es diferente. Por eso, hemos orientado la configuración de los convenios para que sea posible personalizar la gestión de vacaciones, ausencias y presencia en base a las necesidades de tu empresa.

En Securitas Gestión del Tiempo entendemos el Convenio como el listado de motivos que los empleados pueden seleccionar desde su panel de solicitudes en la pestaña Mis días.

Se puede crear y personalizar cada convenio, ajustándolo a los motivos de ausencia o presencia que necesites en cada caso para que la gestión de vacaciones vaya como la seda. Una vez tengas los convenios, tendrás que asociarlos a los usuarios, pero no adelantemos acontecimientos, antes de vincularlos, veamos dónde y cómo crearlos.

Recuerda que, para crear o modificar los motivos, se debe hacer desde un Convenio ya creado en tu menú de Configuración.

Cómo crear o modificar un motivo de ausencia

  1. Accede a tu cuenta de Securitas Gestión del Tiempo.
  2. Sitúate en la pestaña Configuración>Personalizar>Convenio.

  1. Haz clic sobre el icono Añadir para crear un nuevo Convenio.
  2. Te aparece esta pantalla en la que debes introducir el nombre del calendario (normalmente se indicará la localidad de trabajo), marcar a qué centro de trabajo aplicará este nuevo Calendario, el País y el Código Postal (marcando este dato se podrán cargar los días de vacaciones tanto nacionales como autonómicos).

  1. Introduce los datos tal y como te lo hemos explicado en el artículo Cómo crear o modificar un Convenio.
  2. Una vez introducidos los datos necesarios del Convenio, se creará en tu ventana de Convenios, y es aquí donde procederemos a su modificación, haciendo clic en el icono del Lápiz.

  1. Para introducir los motivos te aparecerá esta pantalla con los datos del nuevo Convenio. En el lado derecho tendrás los Motivos de Ausencia y los Motivos de Presencia.

  1. Para dar de alta un nuevo motivo de Ausencia o Presencia haz clic sobre el botón Añadir.  A continuación, te explicamos un ejemplo de motivo de Ausencia.

  1. En esta pantalla es donde puedes introducir todos los datos del motivo de Ausencia. Esto es lo que debes tener en cuenta en cada casilla:
  • Nombre: El que quieras definir, por Convenio o normativa interna, como, por ejemplo, Baja por IT, Bolsa horas disponible, Mudanza, etc.
  • Código: Es el código numérico que uséis internamente para definir el tipo de permiso.
  • Descripción: Definir el motivo de permiso.
  • Cantidad: Son los días asignados que el empleado puede solicitar durante el año. También puedes definir que el permiso sea de horas. De la misma forma, puedes marcar si este permiso es aplicable para días laborales o naturales.
  • Es una fracción de Jornada: Sirve para marcar que el permiso debe compensarse con una parte o fracción de la jornada. También puedes marcar la casilla solo permitir con franja horaria para que el usuario marque unas horas concretas de disfrute del permiso.
  • Días permitidos sobre los disponibles: Son los días que está permitido excederse de la cantidad asignada.
  • Máx. solicitudes empleado/año: Es la limitación del total de solicitudes que puede pedir el empleado durante el año.
  • Resta de Vacaciones: Marcando este icono, esta solicitud se le restará al empleado del total de vacaciones que tiene asignadas.
  • Auto aceptable: Esto permite que la solicitud realizada por el empleado no le llegue a su responsable ni al administrador para proceder a su aprobación, ya que se auto aprueba.
  • Visible: Le darás permisos al empleado para poder ver siempre en qué estado se encuentra su solicitud.
  • Remunerado: Si marcas este icono, el permiso solicitado incluirá la retribución del empleado, pero, si no lo marcas, le aparecerán al empleado las horas en negativo en su informe de presencia que tendrá que recuperar posteriormente.
  • Requiere justificante: Si marcas este icono, le saltará un aviso al empleado en el momento en el que realice la solicitud indicándole que tiene la obligación de incluir un documento que justifique el permiso.
  • Se avisará por email a Responsables/Supervisores: Serán los que recibirán en su email la petición de permiso.
  • Administradores: Al marcar esta opción, también lo recibirán los usuarios que tienen el rol de Administrador.
  1. Recuerda también que puedes modificar cualquier motivo de Presencia haciendo clic sobre el icono del Lápiz e introduciendo los datos que quieras modificar.

La única diferencia respecto a los motivos de ausencia será que, en este caso, debes especificar si quieres que este motivo sume días de vacaciones (Acumula para: Vacaciones) o que sencillamente quede registrado a título informativo (Acumula para: Seleccione motivo de ausencia).

Se pueden añadir motivos tanto de días como de horas.

Consulta la descripción de cada apartado del punto anterior para rellenar las modificaciones.

¡Ojo! Solo debes modificar los datos que necesites.

Cómo crear o modificar un motivo de Presencia

  1. Accede a tu cuenta de Securitas Gestión del Tiempo.
  2. Sigue los mismos pasos que te hemos explicado en los puntos 2, 3, 4, 5, 6, y 7 de cómo crear o modificar un motivo de Ausencia.
  3. Tal y como explicamos en el punto 8 del apartado anterior, desde aquí ya puedes hacer clic sobre el icono Añadir para crear el nuevo motivo de Presencia.

  1. En la pantalla que te aparece ya puedes introducir los datos que necesites para este nuevo motivo de Presencia. Como puedes observar, tienes los mismos iconos que en el motivo de Ausencia, exceptuando algunos que son exclusivos para ausencia. Procede a marcarlos según las especificaciones que te contamos en el punto 9.
  2. Para realizar la modificación de un motivo de Presencia, haz clic sobre el icono del Lápiz para que se abra la ventana Añadir motivo.

Ahora solo debes modificar los apartados que quieras cambiar.

Información adicional

De forma opcional puedes marcar la casilla Acumula para seleccionando el motivo de ausencia que permite al empleado realizar esa solicitud, y Equivale a dónde tendrás que indicar las horas o días que se le conceden. Por ejemplo, por cada hora extra trabajada se le pueden conceder al empleado 1,5 horas. En la casilla de Equivale a se pondrá 1,5.

Ten en cuenta que, para configurar correctamente esos valores y poder marcar las casillas correspondientes, es necesario haber dado de alta un motivo de ausencia.

¿Tu empresa concede al año horas a disfrutar a cada empleado por cualquier motivo? Tienes que crear una Bolsa de horas a disfrutar.

Se pueden asignar sin que afecte a las horas de trabajo excedidas que tenga que compensar el empleado.

Para hacer esto tienes que haber dado de alta el motivo de Ausencia con las horas que asignarás y, posteriormente, realizar el alta en motivo de Presencia clicando el icono No visible (así no permites que el empleado solicite más horas que las permitidas por la empresa).

De esta forma, el empleado podrá solicitar esa Bolsa de horas a disfrutar en sus motivos de Ausencia.

Toda solicitud de este tipo tiene que ser aprobada por el superior del empleado (a no ser que se haya configurado ese motivo como Auto aceptable).

Con los deberes hechos, ya puedes asignar el convenio tanto a personas como a departamentos.

Si todavía no te has registrado en Securitas Gestión del Tiempo, anímate y pruébalo sin compromiso, la gestión de las vacaciones pasará de una plantilla de Excel caótica a un software perfectamente adaptado a tus necesidades.

También puede interesarte