Excel de importación masiva

Lo que debes tener en cuenta para una configuración perfecta.

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¡Bienvenido a Securitas Gestión del Tiempo!

Es un placer poder darte la Bienvenida a la plataforma más completa para la gestión de tiempo de los empleados que se adaptada a la ley.

Ahora que ya estás dispuesto a empezar veamos cómo puedes configurar tu cuenta, en unos días todo estará funcionando.

Securitas Gestión del Tiempo es un software que gestiona el activo más importante de la empresa: las personas. Para poder gestionarlo todo rápidamente es importante que tengamos la cuenta bien configurada y a nuestros empleados bien organizados.

Para empezar, debes indicar los emails para la organización de la empresa:

  • Email corporativo o personal del usuario: Identificador del usuario para acceder a Securitas Gestión del Tiempo. Sin acentos ni eñes. En caso de no tener email, deberás indicar uno inventado. No puede haber ninguno repetido.
  • Email del responsable: Email del manager directo responsable de aceptar o rechazar las solicitudes de cada empleado. En caso de no especificar el responsable, será el administrador de la cuenta quien adquiera este rol. El email del responsable debe ser de un usuario existente en este Excel o en la cuenta.
  • Email del supervisor: Solo en caso de doble validación de solicitudes. Se corresponde con el email del usuario que valida obligatoriamente las solicitudes después de la primera aceptación del responsable.

* En el caso de que existen usuarios sin email corporativo, o bien no quieran facilitar el email personal, os recomendamos configurar el acceso con un número de teléfono móvil. Especifícalo en el Excel.

También, deberás pensar en cómo está organizada la empresa y en cuál será la mejor manera de separar a los empleados. Para ello, recuerda que se pueden clasificar en:

  • Cargo del empleado dentro de la empresa. Aquí los claros ejemplos serían: Administrativo, BDM, Contable, Comercial, Director…
  • Departamento al que pertenece el empleado. Por ejemplo: Dirección, Marketing, Customer Service, IT, RRHH, Administración, Ventas, etc.
  • Centro de trabajo. En la empresa pueden existir diferentes centros de trabajo, podrás clasificar a los empleados en función del centro al que pertenecen.
  • Habilidades. Crea tantas habilidades como quieras. English, PRL, Frontend, Backend, etc. (ruta Configuración>Empresa>Habilidades).

La clasificación de los empleados por departamento, cargo, centro y habilidades te permitirá utilizar las diferentes funcionalidades de Securitas Gestión del Tiempo y aplicarlas masivamente a los empleados según la organización que consideres.

Por ejemplo, puedes crear una regla de presencia mínima a todos los empleados del departamento de Administración, asignar un día de vacaciones a todos los comerciales, ver en el calendario a los empleados que tengan la habilidad Inglés o a los empleados del centro Oficina Barcelona.

Una vez ha quedado claro cómo puedes clasificar a los empleados, deberás tener en cuenta un nuevo aspecto que podrá influir en la clasificación: las habilidades. Es muy recomendable que las uses para tener un control real de todo el equipo.

Otros datos importantes son:

  • Fecha inicio: Fecha de incorporación del empleado en la empresa. Securitas Gestión del Tiempo prorratea los días de vacaciones de los usuarios nuevos de este año según la fecha de inicio y los días que indica el convenio. En caso de no asignar nada, Securitas Gestión del Tiempo pondrá la fecha de alta en la herramienta y los cálculos de días de devengo no serán correctos. En caso de ser anterior al 1 de enero y no querer reflejar la fecha real aquí, aconsejamos poner 01/01/aaaa.
  • Fecha fin: En caso de ser empleados temporales.

Seguidamente, tendrás que definir los horarios, calendarios y convenios. Primero, hay que tener en cuenta qué es cada apartado:

  • Calendario: Nos referimos al calendario laboral del empleado, es decir, la población por la que debe de regirse Securitas Gestión del Tiempo para definir los festivos estatales y autonómicos de los empleados en función de su código postal. En el caso de que los empleados disfruten de los festivos locales y no pertenezcan ni a Barcelona ni Madrid, deberás introducir estos dos festivos manualmente.
  • Convenio: Define los diferentes ajustes que afectan a la contabilización de las vacaciones de los empleados, así como los diferentes motivos de ausencia y presencia que podrán solicitar.
  • Horario: El horario define las horas de entrada y de salida de los empleados, así como los días festivos semanales que tendrá cada uno. Es importante definir este apartado claramente porque los festivos semanales serán los que determinarán el número de vacaciones que les corresponden a un período concreto.

* Para poder introducir todos los horarios que tengas en tu empresa, consulta el artículo: Configuración inicial de Horarios con el Excel de importación masiva

Una vez sepas qué calendarios, convenios y horarios apliquen en la empresa, deberás indicarlo en el Excel. En cada fila deberás introducir el nombre exacto de cada apartado que tendrá ese empleado.

Por ejemplo, en la fila de un empleado podría tener: Calendario: Barcelona, Convenio: Oficinas y despachos, y Horario: General oficina.

Para terminar, deberás indicar el saldo de días disponibles de vacaciones de los empleados. Puedes hacerlo de dos maneras:

  • Indicar el saldo que tienen disponible actualmente a día de hoy.
  • Indicar el saldo que tenían los usuarios a día 1 de enero de este año y luego hacer las solicitudes de vacaciones de todo el año ya notificadas por parte de los empleados.

Esta última opción es la que te recomendamos, ya que te permitirá tener el calendario de ausencias actualizado con toda la información, tener el dato de los días acumulados correcto y tener un histórico con informes completos.

Te recordamos algunos aspectos importantes que debes tener en cuenta:

  • Que los emails no pueden contener ni acento ni eñes ni ç.
  • Que, si los días de vacaciones disponibles tienen decimales, estos deben estar indicados con un . y no una ,
  • Que la columna fecha de incorporación debe tener formato fecha en el Excel.
  • Las columnas obligatorias para rellenar son nombre y email, y cada usuario debe tener su propio email. No puede haber dos personas utilizando el mismo email. Securitas Gestión del Tiempo lo entenderá como una persona y solo cargará una.
  • Los calendarios, convenios y horarios indicados en el Excel deben tener exactamente el mismo nombre que en Securitas Gestión del Tiempo, donde deben crearse previamente. Para los departamentos y cargos se crearán automáticamente, no hay que crearlos antes en la herramienta.
  • Si hay empleados que no tienen responsable, Securitas Gestión del Tiempo les pondrá como responsable al administrador principal de la cuenta. A veces, hay usuarios que no tienen responsable porque son ellos mismos, se deberá indicar el correo del administrador principal y luego cambiar el dato desde el propio perfil de ese empleado.
  • Los empleados que no tengan email pueden inventarse uno. La única diferencia es que no recibirán los correos con las notificaciones.

¡Ya tienes el Excel preparado para su carga masiva!

Has configurado Securitas Gestión del Tiempo según tus necesidades y ya puedes disfrutar de todas sus ventajas.

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