Gestiona los turnos de trabajo

Todo lo que necesitas saber para gestionar los turnos de trabajo.

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Existen tanto horarios y turnos como empresas hay. Aprende a integrar todos los turnos rotativos de tu empresa con nuestra plataforma.

Los horarios flexibles son fáciles de gestionar con Securitas Gestión del Tiempo gracias a la flexibilidad que ofrece nuestra herramienta.

¡Te hacemos la vida más fácil! 🙂

¿Quieres comprobarlo? Configura los diferentes horarios rotativos que tu empresa contempla y asígnalos a los empleados que han de realizarlo.

En el Calendario podrás visualizar los turnos asignados y los empleados también podrán consultarlos. Además, recibirán avisos por la app o la web si se produce algún cambio en ellos.

¿Quieres saber cómo configurarlo? Sigue estos sencillos pasos:

Crea un turno de trabajo

  1. Accede a tu cuenta de Securitas Gestión del Tiempo.
  1. Ve a la pestaña Configuración>Personalizar>Horarios.

  1. Haz clic sobre el icono Añadir dentro de Horarios.
  1. Desde esta pantalla, designa el nombre del Turno a crear y haz clic en Aceptar.

Desde aquí ya puedes incluir a qué departamento/centro de trabajo quieres asignarlo y también si este nuevo turno/horario sustituye a otro existente. Ten en cuenta que, al indicar el departamento o centro de trabajo, modificarás todos los horarios existentes de todos los empleados que estén asignados. Te recomendamos que des esa potestad al responsable del centro o departamento, habiéndole otorgado el rol de administrador de oficina.

  1. Al dar a Aceptar te dirige a la pantalla de creación del Horario/Turno. Para crear el Turno de trabajo, que es a lo que queremos llegar, debes hacer clic sobre el lápiz que aparece en Períodos, que tendrá el mismo nombre que le has otorgado al horario.
  1. Ahora es el momento de definir el Turno: si un turno se repite cada 2 semanas debes definir el horario de la 1ª semana y el horario de la 2ª semana, indicando Número de semanas: 2. De la misma forma, indica el número de descansos si los hubiera.
  1. Así es como quedaría configurado según el ejemplo anterior:

Una vez realizado este paso, puedes ver la casilla de horarios a definir para ambas semanas e indicar los diferentes días laborales que deben cumplirse.

  1. Para definir las horas de jornada de los turnos de cada semana, haz clic en las diferentes horas e indica las correspondientes. También, debes indicar en el check si el día de la semana es laboral o no.

Ésta sería la primera semana a configurar:

Y, así quedaría, la segunda semana a definir:

Al final de cada semana podrás ver el total de horas trabajadas y descansos que has configurado por cada semana.

Ten en cuenta la rotación que tiene el horario (mañana, tarde, noche…) para asignar correctamente la jornada a los empleados y que cada semana se realice la rotación correctamente.

Asigna los turnos de trabajo

  1. Ahora que has configurado el Turno/Horario, indica quién debe seguir este horario.
  1. Puedes asignar este nuevo turno a todo un departamento o centro de trabajo o a un solo empleado o grupo de empleados.
  1. Sigue la siguiente ruta para configurar el turno a un Departamento nuevo: Configuración>Empresa>Departamento y haz clic sobre el icono Añadir

  1. Te aparece la siguiente ventana para configurar el Departamento y asignar el nuevo turno/horario.

  1. También puedes asignar este nuevo turno de forma individual o de forma masiva a un empleado o grupo de empleados.

Para asignarle a un empleado este nuevo turno, entra en el perfil de ese empleado y haz clic en Modificar que puedes ver en Sus datos personales. Verás la opción de indicarle este nuevo horario. Consulta el artículo Cómo asignar un convenio, calendario y horario a un empleado.

Para asignar de forma masiva a un grupo de empleados este nuevo turno, sigue la siguiente ruta: Equipo>Equipo selecciona a los empleados que desees o filtra por departamento y haz clic sobre el icono Edición masiva.

Te aparecerá la siguiente ventana donde tendrás que seleccionar en el desplegable el horario el turno creado para ese grupo de empleados.

 

Visualiza los horarios en el calendario

El horario rotativo puede visualizarlo el propio empleado desde Calendario para saber el turno que debe seguir. En la pestaña Mi presencia podrá ver las diferentes horas de entrada y salida que le corresponden para cada mes, las horas por contrato que debe cumplir y compararlo con las realizadas realmente.

Por supuesto, los roles de Administrador y de Responsable de Departamento/Centro de trabajo pueden visualizar el calendario bajo su responsabilidad para comprobar que todas las posiciones y horas de jornada estén cubiertas.

  1. Sitúate en la pestaña del Dashboard y ve al Calendario.  Verás las 3 opciones de Ausencia, Presencia y Turnos. Haz clic sobre Turnos.

  1. Ahora puedes ver en Cocina las personas que estarán operativas y el horario que seguirán. Como ves, se marcan los diferentes días de descanso o la no disponibilidad del equipo por cualquier solicitud de ausencia.
  1. Esta vista también puede ser diaria. Para ello, en la esquina superior derecha del calendario, haz clic en Día para ver las horas que contempla cada horario.

Desde esta visión del día en concreto puedes hacer modificaciones de los turnos de cada empleado. Haz clic en el lápiz para modificarlo.

Te aparece esta pantalla.

Ahora puedes planificar de forma más eficiente el horario que ha de hacer el empleado. Te aparece una franja con la información del turno planificado con las horas a realizar y, un poco más abajo, puedes cambiarlo seleccionando el horario teórico que se le quiera asignar, pudiendo indicar la semana inicio y ajustando las horas de entrada y salida.

En el caso de indicar unas horas diferentes a las del horario teórico que le acabas de asignar, vas a ver el total de horas a realizar y la diferencia que provoca este cambio. Ahora indica qué tipo de horas corresponden a esa diferencia. (ordinarias, extras, a compensar, extras por fuerza mayor).

Gracias a esta funcionalidad de la herramienta Turnos, tienes perfectamente clasificadas la totalidad de las horas que realizan los empleados.

Una vez configurados los turnos, los empleados pueden ver el horario que tienen asignado (se les avisa con un email a su correo y, si tienen la app instalada en su móvil, reciben un mensaje), y tanto los Responsables de un departamento como el Administrador de la cuenta de Securitas Gestión del Tiempo (Recursos Humanos, Dirección) pueden hacer un seguimiento de las diferentes posiciones.

Y ¡ya está! ¡Eres un experto en Securitas Gestión del Tiempo!

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